تعرفي على أهم وأبرز قواعد إتيكيت كتابة الإيميل

قد يكون ارسال بريد الكترونى عملا اعتياديا ولكن الرسائل الاكترونيه تعبر عن شخصيه من ارسلها وطريقه تعاملك مع الاشخاص خاصه انه فى اغلب الاوقات نرسل رسائل الكترونيه لأشخاص لم نقابلهم بشكل شخصى فستكون تلك الرساله هى سبب تشكيل فكرتهم عنا ولذلك هناك اتيكيت كتابه الايميل.

اختصر ما تريد ان تقوله فى العنوان خاصه ان كنت ترسل ايميل دعائيا فاغلب المستخدمين لا يفتحوا كل الرسائل التى تصلهم و فى كل الاحول لا ترسل رساله بدون عنوان او رساله تحتوى على عنوان غامض فالعنوان يساعد المستلم على استرجاع رسالتك وقتما يريد وكذلك يدل على اهتمامك بالتفاصيل.

يجب كتابه كلمه "السيد/السيدة" قبل اسم المرسل إليه.و يجب التأكد من اسم المرسل جيدا فلا يوجد شىء مزعج اكثر من الخطأ فى اسماء الاشخاص.

ان كان الايميل خاص بالعمل فأحرص على اتباع التنسيق الخاص بالشركه كل شركه لها تنسيق خاص بها فى كتابه الايميل من خيث الالوان و نوع الخط و حجمه, كما لا تغفل التوقيع وذكر اسمك و وظيفتك ورقم هاتفك.

كل الرسائل الاكترونيه يجب ان تحتوى على تحيه و خاتمه و يكون موضوع الرساله بينهما.

راجع الرساله بعد كتابتها فمن الوارد وجود اخطاء لغويه و نحويه تحتاج الى مراجعه و قد يؤدى اهمال ذلك الى شعور المستلم بعدم اهتمامك به.
فى حاله طلب شيئا استعمل كلمات مثل من فضلك و شكرا فتلك العبارات لها تأثير ايجابى على مستلم الرساله.
اختصر الرساله على قدر المستطاع فالمستلم لديه اعمال و رسائل اخرى فمن الافضل ان يكون حديثك دقيق و مباشر بدون مقدمات لا فائده منها و احرص على توضيح جميع النقاط حتى لا يحتاج الامر الى العديد من الرسائل لتوضيح التفاصيل.

بالنسبه للمرفقات يجب ان تكون مضغوطه و حجمها صغير و عنوانها يدل على محتواها ( مثال : تقرير اجازات العاملين لعام  2017 ) فى حاله كون حجم الملف كبير او عدد الملفات اكثر من ملفين فقم برفعهم على احد مواقع رفع الملفات و ضع رابط له داخل الرساله الالكترونيه.

لا تكتب ايميل وانت غاضب حتى لا يسىء فهمك و فى حاله ارسال ايميل من اجل شكوى ما فيفضل الدخول فى صلب الموضوع مباشره و استخدام كلمات مناسبه.
لا تقوم باستعمال علامات التعجب والاستفهام بصوره مبالغ فيها فهذا يدل على عدم المهنيه بل علامه واحده تكفى.

فى حاله عدم الرد عليك انتظر وقت مناسبا ثم قم باعاده ارسال الرساله مره اخرى فكما قلنا هناك العديد من الرسائل التى يتم اسرالها يوميا و ليس كل الناس عندهم المقدره على الرد على كل الرسائل فى وقت قصير.

تاكد من الرد على الرسائل التى تصل اليك ولو حتى بكلمه شكرا حتى يعرف المرسل انك قمت بقراءه رسالته.

عند ارسال ايميل خاص بالعمل من الافضل مراجعه مديرك فى بعض النواحى الفنيه قبل ارسال الرساله حتى تضطر الى ارسال الرساله مره اخرى.

استعمال الفقرات شىء هام فى الكتابه فأن كانت الرساله طويله فقم بتقسيمها الى فقرات حتى تكون الرساله مريحه للعين اسهل فى الاستيعاب.

لا تستخدم خلفيات او خطوط مميزه فأنت ترسل رساله الكترونيه وليس عمل فنى.

قد يهمك أيضا:

تعرفي على أهم قواعد "إتيكيت" قراءة الفاتحة في المنزل

تعرفي على قواعد إتيكيت إدارة الغضب وكيفية التعامل